Comment organiser un événement numérique en direct

NEW YORK, États-Unis – Le soir de ce qui aurait été le Met Gala, Vogue a organisé une diffusion en direct sur YouTube pour collecter des fonds pour le Costume Institute du musée et A Common Thread, l’initiative du magazine avec le CFDA pour collecter des fonds pour l’industrie de la mode américaine. À un moment donné, 13000 personnes se sont connectées pour regarder Anna Wintour parler de la façon dont le gala représente la majorité des collectes de fonds annuelles du Costume Institute, Florence Welch chante a capella et Virgil Abloh interprète un set de DJ mélangeant tout de David Bowie à King Von. State Farm a parrainé le livestream.

Mais c’était loin du gala de l’année dernière, lorsque Lady Gaga portait un ensemble Brandon Maxwell en trois parties et six hommes transportaient Billy Porter sur le tapis rouge sur un trône de fortune. Wintour a admis dans le livestream YouTube lundi qu’il « serait impossible de recréer le Met Gala ici ce soir ».

Wintour et le Metropolitan Museum of Art ne sont pas les seuls à tenter de traduire le blitz marketing et publicitaire complet d’un événement de mode majeur pour un public en ligne. Les gens du monde entier sont confinés chez eux et les rassemblements à grande échelle sont interdits dans un avenir prévisible.

Un DJ set ne remplace pas un tapis rouge étoilé. Et aligner des sponsors devient de plus en plus difficile alors que les marques réduisent leur budget publicitaire. Shoptalk a annulé une version numérique des heures de la conférence de vente au détail avant le début prévu. «À un moment où les événements en personne ont été limités et annulés, on pourrait penser qu’un événement virtuel aurait lieu comme prévu. Cependant, la réalité est que si vous voulez vraiment bien faire les choses, traduire un événement en personne en un événement virtuel présente de nombreux défis uniques », a déclaré l’équipe Shoptalk dans un e-mail aux participants. Le 29 avril, Tina Brown a annoncé la fermeture de Women in the World, sa conférence vieille de dix ans.

D’autres poursuivent leurs adaptations numériques des événements en direct. La Fashion Week de Londres est toujours prévue pour juin, combinant les horaires des défilés hommes et femmes en ligne pour des projections virtuelles. Le 1er mai, CR Fashion Book a organisé un «défilé de mode virtuel» préenregistré, mettant en vedette Olivier Rousteing et Karlie Kloss pour collecter des fonds pour la lutte contre Covid-19. CR Fashion Book a refusé de dire combien d’argent avait été recueilli depuis le livestream, mais la vidéo YouTube de l’événement a reçu près de 211 000 vues en trois jours.

Mais il y a toujours la possibilité d’accueillir des événements tentpole, même lorsque le public cible est sous verrouillage. Voici ce qu’il faut savoir avant de passer au numérique.

Trouver vos étapes virtuelles rencontrées

Les organisateurs doivent accorder autant de soin au choix d’une plate-forme virtuelle qu’à un lieu réel. Il existe des services de conférence numérique pour toutes les saveurs de l’événement, des rassemblements intimes conçus pour maximiser le réseautage aux conférences et concerts en libre accès où le but est d’atteindre le plus grand public possible.

Zoom est devenu le service de visioconférence par défaut pour de nombreuses entreprises, et certaines adoptent également la plate-forme pour accueillir des événements. Le 7 mai, BPCM organise une conférence sur le développement durable avec la Fondation Ellen MacArthur via Zoom, a déclaré Carrie Ellen Phillips, cofondatrice de la société de conseil et de communication. Phillips a dit qu’elle aimait la qualité sonore de Zoom et la possibilité de personnaliser les arrière-plans et les salles des participants.

Le Folklore, un site de commerce électronique de luxe pour les créateurs africains, cherchait à recréer les types de réseautage par hasard qui se produisent lors d’une conférence réelle pour un récent sommet sur la mode et le design virtuels, a déclaré la fondatrice Amira Rasool. Le site est allé avec HopIn, qui a permis des sessions de réseautage de style speed-dating à intervalles de trois minutes, jumelant les participants au-delà de la réunion virtuelle s’ils le souhaitaient.

« Je pense que les gens en ont probablement plus tiré profit d’un espace physique, car il n’y avait pas cette gêne à devoir aller voir quelqu’un que vous ne connaissez pas et leur parler », a déclaré Rasool. « Avec cette fonctionnalité de réseautage, vous cliquez littéralement sur participer et vous savez que la personne de l’autre côté veut vous parler. »

Trouver la valeur gratuite

Les sommets In Goop Health organisés par le site de bien-être de Gwyneth Paltrow attirent généralement environ 600 personnes qui paient 1000 $ ou plus pour entendre des conférenciers parler de méditation ou de thérapie sexuelle. Maintenant, la conférence est diffusée en direct gratuitement chaque semaine.

«Il était étrange, dans un moment comme celui-ci, de demander aux gens de payer pour quelque chose auquel nous voudrions qu’ils aient accès», a déclaré Elise Loehnen, directrice du contenu de Goop.

Goop manque les revenus de la vente de billets, mais les commentaires en temps réel sur le chat en direct aident la société à déterminer le type de contenu que ses clients veulent voir, a déclaré Loehnen.

Il y a toujours un moyen de monétiser si vous êtes intelligent dans la façon dont vous organisez des événements comme celui-ci.

YesAnd a organisé un sommet numérique gratuit sur le Jour de la Terre le 22 avril, qui comprenait une table ronde avec Amber Valetta et des performances musicales. La marque de mode durable a vu ses ventes augmenter.

« Il y a toujours un moyen de monétiser si vous êtes intelligent dans la façon dont vous organisez des événements comme celui-ci », a déclaré Marci Zaroff, fondateur de YesAnd. « Tout à coup, il y a 1 000 personnes … qui vont recevoir nos newsletters, où nous allons leur donner un code de réduction pour les inciter à consulter nos produits. »

Si le plan est de vendre des billets pour un événement en ligne, les prix devraient représenter environ 40% du coût de la version originale en personne, a déclaré Lynn Edwards, fondatrice de Proper Planning, une société de gestion d’événements qui a fait pivoter sa personne. événements numériques, y compris un projet récent pour le service de stylisme Sommet de style virtuel de Glamhive. Les marges pour les conférences numériques ont tendance à être plus élevées – un abonnement Zoom coûte moins cher que la location d’une salle de bal d’hôtel. Mettez une partie de cet argent vers des avantages pour aider les participants virtuels à se sentir moins anonymes, tels que les codes de livraison gratuite de nourriture.

Secouez le format

TheCurvyCon, une conférence organisée chaque année en septembre pendant la Fashion Week de New York consacrée à la communauté des grandes tailles, reporte la prochaine édition en faveur d’une programmation récurrente.

À partir du 7 mai, la conférence affichera une série d’émissions de télévision de 15 minutes sur Instagram, avec des publicités de sponsors. Des conférences miniatures de style Master Class pour les abonnés payants suivront.

L’approche à deux volets est conçue pour approfondir les relations de l’entreprise avec sa communauté au-delà de la conférence annuelle, a déclaré le fondateur CeCe Olisa.

«Si nous pouvons parler chaque mois, si nous pouvons grandir, si nous pouvons nous autonomiser chaque mois, alors la communauté est beaucoup plus forte», a-t-elle déclaré.

Les conférences d’une journée sont toujours possibles en ligne, mais elles doivent sortir du format de panel dos à dos. Les participants à la conférence Money & Move de Create & Cultivate du 2 mai ont pu choisir comment ils ont passé leur journée: des démonstrations d’entraînement ou un cours de méditation pour commencer, suivis d’un mélange de tables rondes et d’ateliers. Les détenteurs de billets pourraient également diffuser la programmation plus tard afin de ne pas avoir à s’asseoir devant leurs écrans toute la journée.

Avec cette fonctionnalité de mise en réseau, vous cliquez littéralement sur participer.

Les organisateurs doivent également réfléchir à ce que les invités feront entre les sessions. Pensez à ajouter des DJ sets entre les discussions ou à embaucher un maître de cérémonie pour divertir les téléspectateurs. Le Folklore a créé des stands d’exposition virtuels.

Les événements numériques nécessitent également un aspect différent. Les haut-parleurs doivent être particulièrement vivants lorsqu’ils diffusent depuis leur canapé ou leur table de cuisine. Les célébrités devraient essayer de paraître plus «humaines», a déclaré Andrea Oliveri, co-fondatrice de l’agence de réservation de talents et de contenu créatif Special Projects, étant donné que les gens peuvent être plus critiques à l’idée d’entendre des gens en toute sécurité à la maison dans des maisons à un million de dollars tandis que d’autres le sont en difficulté. (BoF a travaillé avec des projets spéciaux sur des événements en direct dans le passé.)

Repenser les commandites

Les marques dépensent moins pour les événements en général en ce moment, mais cet argent existe.

Les arrière-plans Zoom personnalisables permettent aux organisateurs d’événements de présenter les actifs d’un sponsor lors d’un panel virtuel, comme ils le feraient dans la vraie vie. Des sponsors peuvent être ajoutés à des expériences d’achat in-app ou à des kiosques d’exposition virtuels. Zaroff a donné aux participants au Sommet de la Terre des «sacs cadeaux numériques» avec des codes promotionnels de marques comme Akola et Known Supply.

Les organisateurs peuvent également vendre des marques sur la valeur à long terme d’un parrainage. Olisa a déclaré que c’était son argument avec The CurvyCon maintenant qu’elle prévoyait une série d’événements au lieu d’une grande conférence.

Les données générées par les événements, des courriels des participants à ce qu’ils ont regardé et aux liens sur lesquels ils ont cliqué, peuvent également être un tirage au sort, a déclaré Tessa Barron, vice-présidente du marketing de la plate-forme d’événements virtuels ON24.

« Tout à coup, vous avez maintenant des milliers de personnes que vous avez engagées, et ces personnes interagissent toutes avec vous et tout cela peut être suivi », a-t-elle déclaré.

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Written by SasukE

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